Utskriftsvennlig versjon

Begreper - begrepsforklaringer

Arkivbegrensning – tiltak for å hindre at arkivuverdig materiale blir registrert eller arkivlagt

Arkivlegging – plassering av dokumentene i en sak i arkivet etter endt registrering og/eller saksbehandling

Arkivtjenesten – stillinger som utfører post- og arkivtjenester (ekskl. postbudtjenesten)

Arkivuverdig – materiale som verken er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon i saken

Arkivverdig – materiale som er gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon i en sak

Avskrivning – betyr for eksempel at et inngående dokument er besvart (avskrevet) med et utgående eller tilfredsstillende håndtert på annet vis, for eksempel at det er tatt til etterretning eller besvart pr. telefon

Bevaringsverdig – arkivdokumentasjon som har varig verdi i saken

Elektronisk post – post som ikke er i papirversjon, men kun på elektroniske lagringsformater

Interne dokumenter – korrespondanse/notater (elektronisk eller papir) som produseres innenfor eller mellom enheter som registrerer i same journalsystem

Journal – systematisk register med nummerering over inngående og utgående ekspedisjoner

Journalføring – systematisk og fortløpende loggføring av opplysninger og inn- og utgående dokumenter samt interne dokumenter som inngår i saksbehandlingen

Kassasjon – fastsette hvilke arkivdokumenter som skal utgå og foreta bortrydding, evt. makulering, av disse

Klassering – fastsettelse av arkivdokumentets plass i arkivet på grunnlag av arkivnøkkelen, og påføring av arkivnummer på dokumentet

Kopibok – samling av kopier av utgående korrespondanse

Løpenummer – registrerte dokumenter nummereres fortløpende og gis et løpenummer

Postliste – kronologisk journal/rapport over inn- og utgående korrespondanse

Registrering – enhver skriving/registrering av dokumenter i Esa er journalføring

Rensing – utsortering og fjerning av arkivuverdig materiale i en sak før arkivlegging

Restanseliste – oversikt over saker (ikke utvalgssaker) som ikke er ferdig behandlet innen en fastsatt frist

Skanne – ”kopiere” papirbasert dokument slik at det blir elektronisk

Laster...